Privacybeleid

Memoria Privacybeleid

Bij Memoria hechten we het grootste belang aan uw privacy. Wij zijn toegewijd aan het beschermen van uw persoonlijke gegevens en zorgen ervoor dat uw gegevens veilig en transparant worden verwerkt. Dit Privacybeleid beschrijft hoe wij uw gegevens verzamelen, gebruiken, opslaan en beschermen wanneer u onze services gebruikt of met ons communiceert.

Wie wij zijn

Memoria is een bedrijf dat gespecialiseerd is in gepersonaliseerde QR-code gedenktekens die op grafstenen kunnen worden geplaatst om dierbaren te herdenken. Onze missie is om mensen te helpen herinneringen te bewaren en te delen via moderne technologie, met respect voor de waardigheid en privacy van elke klant.

Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonlijke gegevens is:
Memoria
Contact :info@my-memoria.nl

Gegevens die wij verzamelen

Wij verzamelen de volgende soorten persoonsgegevens wanneer u een bestelling plaatst of met onze services interageert:

• Persoonsgegevens: Naam, e-mailadres, telefoonnummer en verzendadres.

• Inhoudsgegevens: Afbeeldingen, video’s en andere persoonlijke content die wordt geüpload voor het maken van gepersonaliseerde QR-code gedenktekens.

• Technische gegevens: IP-adres, apparaatinformatie en gebruiksgegevens om onze website en services te verbeteren.

• Gedragsgegevens: Informatie verzameld via cookies of plugins om uw activiteit op onze website te volgen, zoals wanneer artikelen aan uw winkelwagen worden toegevoegd of daar achterblijven.

Hoe wij uw gegevens gebruiken

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor:

• Het verwerken en uitvoeren van uw bestelling, inclusief verzending en klantenondersteuning.

• Het genereren van gepersonaliseerde QR-codes met de geüploade content.

• Het onderhouden en verbeteren van onze services door analyse van technische en gedragsgegevens.

• Het versturen van SMS-herinneringen als u artikelen in uw winkelwagen achterlaat (mits u toestemming heeft gegeven).

• Het communiceren van bestelupdates, verzendbevestigingen of belangrijke service-informatie via SMS of e-mail.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet voor marketingdoeleinden zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

Verwerking van telefoonnummers

Wij verzamelen uw telefoonnummer voor:

• Het versturen van bestelgerelateerde updates of klantenondersteuningsberichten.

• Het versturen van winkelwagenherinneringen en servicegerelateerde SMS-notificaties (mits toestemming is verleend).

• Identiteitsverificatie of fraudepreventie indien nodig.

Wij verkopen of delen uw telefoonnummer niet met niet-verbonden derden voor marketingdoeleinden. Dit geldt niet voor opt-in gegevens en toestemming voor SMS-berichten; deze informatie wordt niet met derden gedeeld.

Wettelijke grondslag voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke gronden:

• Contractuele verplichting: Om uw bestelling te verwerken en te leveren.

• Gerechtvaardigd belang: Om onze services te verbeteren en te beveiligen.

• Wettelijke verplichting: Om te voldoen aan toepasselijke wetten en regelgeving.

• Toestemming: Voor het versturen van marketing-SMS of winkelwagenherinneringen, indien u heeft ingestemd.

Deling van gegevens en derde partijen

Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden voor marketing- of advertentiedoeleinden. Alle bestelverwerking, verzending en afhandeling worden intern door Memoria geregeld. In zeldzame gevallen waarbij derde serviceproviders betrokken zijn (bijv. betalingsverwerkers, hostingproviders), zorgen wij ervoor dat zij strikte gegevensbeschermingsnormen naleven. Opt-in gegevens en toestemming voor SMS-berichten worden nooit met derden gedeeld.

Cookies en trackingtechnologieën

De website van Memoria gebruikt cookies om bij te houden welke artikelen u in uw winkelwagen plaatst, inclusief wanneer u de winkelwagen verlaat. Deze informatie wordt gebruikt om te bepalen wanneer een SMS-herinnering moet worden verstuurd (mits u toestemming heeft gegeven).

Wij gebruiken ook cookies om uw browse-ervaring te verbeteren, websiteverkeer te analyseren en gebruikersvoorkeuren te begrijpen. U kunt uw cookievoorkeuren beheren via uw browserinstellingen.

Internationale gegevensoverdrachten

Omdat Memoria wereldwijd opereert, kunnen uw gegevens worden overgedragen naar of opgeslagen op servers buiten uw land van verblijf. Wij nemen passende maatregelen om ervoor te zorgen dat elke grensoverschrijdende gegevensoverdracht voldoet aan de toepasselijke gegevensbeschermingsregels.

Bewaartermijn van gegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen zolang als nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of zoals vereist door de wet.

• Financiële en factuurgegevens: 7 jaar (wettelijke verplichting).

• Klantenservicegegevens: maximaal 2 jaar.

• Herinneringspagina’s en de bijbehorende content: zolang de familie de pagina actief houdt. Families kunnen altijd verzoeken om gegevens te verwijderen.

Gegevensbeveiliging

Wij hanteren industriestandaard beveiligingsmaatregelen, waaronder encryptie en beveiligde serverinfrastructuur, om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, wijziging of openbaarmaking. Alleen geautoriseerd personeel heeft toegang tot uw gegevens, en zij zijn gebonden aan geheimhoudingsplicht.

Data Protection Impact Assessment (DPIA)

Wij voeren periodiek een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uit om de risico’s rondom het verwerken van persoonsgegevens (zoals foto’s, video’s en verhalen) te beoordelen en te beperken.

Datastromen en datamap

Wij houden een intern overzicht (datamap) bij waarin staat:

• Hoe persoonsgegevens worden verzameld (bijv. upload door gebruikers, betalingen via onze webshop).

• Waar deze gegevens worden opgeslagen (servers binnen de EU).

• Met welke derden gegevens worden gedeeld (betalingsverwerkers, hostingproviders).

Verwerkersovereenkomsten (DPA’s)

Met iedere derde partij die persoonsgegevens namens ons verwerkt (zoals Shopify, PayPal, Stripe en onze hostingprovider) hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin staat dat zij voldoen aan de AVG/GDPR.

Beleid voor Takedowns

Gebruikers of betrokkenen kunnen altijd verzoeken om content te laten verwijderen. Dit geldt ook voor foto’s of video’s die door familieleden zijn toegevoegd. Wij handelen zulke verzoeken zorgvuldig en binnen de wettelijke termijnen af.

Toestemming bij Levende Personen en Minderjarigen

Wij vragen families en gebruikers om altijd toestemming te hebben van levende personen of wettelijke vertegenwoordigers van minderjarigen voordat zij foto’s, video’s of verhalen uploaden. Indien wij een klacht ontvangen, verwijderen wij de betreffende content direct totdat er duidelijkheid is over de toestemming.

Data-export

Gebruikers kunnen altijd een export van hun herinneringspagina en de bijbehorende content opvragen, zodat herinneringen nooit verloren gaan, ook niet als onze dienstverlening zou eindigen.

Uw rechten

U heeft het recht om:

• Uw persoonsgegevens in te zien en een kopie te ontvangen.

• Correcties aan te vragen voor onjuiste gegevens.

• Uw gegevens te laten verwijderen wanneer deze niet langer nodig zijn.

• Verwerking te beperken of bezwaar te maken tegen specifieke verwerkingen.

• Gegevensoverdraagbaarheid te vragen in een gangbaar formaat.

Neem contact met ons op via iinfo@my-memoria.nl om uw rechten uit te oefenen of vragen te stellen.

Wijzigingen aan dit beleid

Wij kunnen dit Privacybeleid periodiek aanpassen om wijzigingen in onze praktijken of wettelijke verplichtingen weer te geven. Wijzigingen worden op onze website gepubliceerd, en wij raden u aan dit beleid regelmatig te bekijken.

Contactgegevens

Heeft u vragen of opmerkingen over dit Privacybeleid of de verwerking van uw gegevens? Neem dan gerust contact op via info@my-memoria.nl Wij staan klaar om uw privacy zorgen snel en transparant te behandelen.